Versie: november 2026

4Shipping respecteert je privacy. In dit document leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen wanneer je onze website bezoekt, ons contactformulier invult of onze software gebruikt — en hoe we daarmee omgaan. We hanteren de regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Wie zijn wij?

Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

4Shipping B.V.

Stationsplein 4E, Zwijndrecht

Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69000360.

Vragen over privacy kun je sturen naar info@4shipping.com. We reageren binnen vier weken.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

We verzamelen alleen gegevens die we nodig hebben voor de doelen die we hieronder beschrijven. Concreet gaat het om:

• Identificerende gegevens — naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer
• Account- en gebruiksgegevens — inloggegevens, IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, gebruikersactiviteit in onze software
• Communicatiegegevens — inhoud van e-mails, formulierinzendingen, telefoongesprekken
• Facturatiegegevens — adres, btw-nummer, betalingsinformatie
• AIS-gegevens — positie- en routegegevens van schepen (alleen na jouw expliciete toestemming in de applicatie; zie sectie 6)
• Sectorgegevens binnen onze software — gegevens die je vrijwillig invoert of importeert, zoals schepenlijstjes, leegkomsten, transportopdrachten en match-voorkeuren
• E-mailgegevens uit je gekoppelde mailbox — afzender, onderwerp en datum van e-mails en, alleen na aparte toestemming, de inhoud en bijlagen van e-mails (zie sectie 7)

3. Voor welke doelen, op welke grondslag?

We verwerken je gegevens alleen voor specifieke doelen, en voor elk doel hebben we een wettelijke grondslag. Onder de AVG moet dat altijd één van de volgende zijn: uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang, toestemming, of wettelijke verplichting.

• Leveren van onze software en diensten — uitvoering overeenkomst
• Facturatie en debiteurenbeheer — uitvoering overeenkomst en wettelijke verplichting
• Beveiliging van accounts (bv. IP-loggen) — gerechtvaardigd belang
• Klantondersteuning en communicatie — uitvoering overeenkomst
• Verbetering van onze software (geanonimiseerde analyse) — gerechtvaardigd belang
• Versturen van nieuwsbrieven en marketing-e-mails — toestemming
• Reageren op je contactformulier of demo-aanvraag — gerechtvaardigd belang
• Het delen van gegevens met andere gebruikers van onze software (zie sectie 5) — toestemming en uitvoering overeenkomst
• Gebruik van AIS-gegevens — expliciete toestemming
• Koppelen van je mailbox en verwerken van e-mails en bijlagen — toestemming
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen (bv. fiscale bewaarplicht) — wettelijke verplichting

Toestemming kun je op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

4. Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor het doel:

• Klant- en facturatiegegevens: zeven jaar na het einde van de overeenkomst (fiscale bewaarplicht).
• Accountgegevens en gebruiksdata: zolang je actief gebruiker bent, plus 24 maanden daarna ter ondersteuning van eventuele heractivering of geschillen.
• Scanresultaten van een mailboxkoppeling (afzender, onderwerp, datum): verwijderd zodra de koppeling is ingericht, tenzij je kiest voor een periodieke herscan.
• Marketingcontacten en nieuwsbriefabonnees: tot het moment dat je je afmeldt of de toestemming intrekt.
• Contactformulier-inzendingen zonder vervolg: maximaal 24 maanden.
• Logbestanden en beveiligingsdata: maximaal twaalf maanden.
• Geanonimiseerde data: onbeperkt (niet meer herleidbaar tot personen).

5. Het delen van gegevens binnen onze software

Een deel van onze software — waaronder Capaciteitsradar en Vrachtradar — werkt door middel van samenwerking tussen bevrachters en schippers. Daarvoor kunnen gegevens die jij invoert zichtbaar zijn voor andere gebruikers. Belangrijk om te weten:

• Standaard wordt niets met anderen gedeeld zonder dat jij daar actief voor kiest. Per geval beslis je of een leegkomst, schip of vrachtopdracht zichtbaar wordt voor anderen.
• Sommige modules vereisen dat de gegevens herkenbaar zijn voor anderen. Voor Vrachtradar bijvoorbeeld is volledige anonimisering technisch niet mogelijk omdat het delen van route, laadlocatie en productnaam noodzakelijk is om matches te kunnen maken. Dit wordt voor activering van de module aan jou kenbaar gemaakt.
• Alleen jouw bedrijfsnaam, scheepsnaam en de naam van een gebruiker kunnen openbaar worden gepubliceerd voor marketingdoeleinden, en alleen voor zover dat strikt noodzakelijk is en in lijn met onze algemene voorwaarden.

6. AIS-gegevens

Bij gebruik van AIS-positiegegevens van schepen worden bepaalde functies in onze software eenvoudiger (zoals het zoeken naar transportopdrachten in de buurt van een schip of het automatisch melden van transportstatus). Voor het gebruik van deze AIS-data vragen we expliciete toestemming in de applicatie. Zonder die toestemming verwerken we geen AIS-gegevens. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken via je accountinstellingen.

7. Koppeling met je mailbox

In onze software kun je je zakelijke mailbox (Microsoft 365) koppelen, zodat schepenlijstjes, vrachtaanvragen en documenten automatisch in 4Shipping terechtkomen. Dit gebeurt alleen als jij daar zelf voor kiest, via het officiële inlog- en toestemmingsscherm van Microsoft. Daar zie je precies welke toegang je verleent. Is er toestemming van een beheerder nodig, dan geeft de beheerder van je organisatie die.

Welke gegevens lezen we?

• Mailbox koppelen en doorstuurregels instellen — we lezen alleen de afzender, het onderwerp, de datum en of er een bijlage is, niet de inhoud. Op basis daarvan stellen we voor welke afzenders naar 4Shipping worden doorgestuurd. We maken alleen de regels aan die jij zelf aanvinkt.
• Automatisch verwerken van e-mails en bijlagen — alleen als je hiervoor apart toestemming geeft, lezen we ook de inhoud en bijlagen van e-mails om ze te verwerken, bijvoorbeeld schepenlijstjes, vrachtaanvragen, facturen en laad- en losbonnen. Daarbij kan kunstmatige intelligentie (AI) worden ingezet.

Jouw data blijft van jou

• E-mails, bijlagen en de gegevens die we daaruit halen blijven eigendom van jou of je organisatie. Voor deze gegevens treden wij op als verwerker in jouw opdracht.
• We gebruiken je e-mails uitsluitend om de functies te leveren waarvoor je toestemming hebt gegeven. We verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor andere doeleinden.
• Zetten we voor de verwerking diensten van derden in, zoals AI-diensten, dan gebeurt dat via sub-verwerkers met wie we een verwerkersovereenkomst hebben (zie sectie 8).

Toegang intrekken

Je kunt de koppeling op elk moment verbreken in onze software, of de toegang intrekken via je Microsoft-account of via de beheerder van je organisatie. Daarna lezen we niets meer uit je mailbox en verwijderen we de opgeslagen toegangsgegevens. Wil je dat we eerder verwerkte gegevens verwijderen, stuur dan een e-mail naar info@4shipping.com.

8. Aan wie geven we gegevens door?

Wij delen je persoonsgegevens niet met derden, behalve in de volgende situaties:

• Sub-verwerkers die ons helpen onze dienst te leveren. Met elk van deze partijen hebben we een verwerkersovereenkomst:
  • HubSpot (CRM- en formulierdiensten) — VS, gedekt door het EU-US Data Privacy Framework
  • Sanity (content management) — EU
  • Intuit Mailchimp (e-mailmarketing) — VS, gedekt door het EU-US Data Privacy Framework
  • Google Analytics (websiteanalyse) — VS, gedekt door het EU-US Data Privacy Framework
  • Exact Online (boekhouding en facturatie, voor zover gekoppeld) — EU
  • Hosting- en infrastructuurpartners — primair binnen de EU
• Bij wettelijke verplichting — bijvoorbeeld op vordering van politie of belastingdienst.
• Bij bedrijfsoverdracht — bij een fusie of overname kunnen gegevens worden overgedragen aan de overnemende partij. Je wordt hierover vooraf geïnformeerd.
• Met jouw toestemming in alle andere gevallen.

Voor doorgifte aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte hanteren we de waarborgen die de AVG vereist (zoals het EU-US Data Privacy Framework of standaard contractsbepalingen).

9. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om de site te laten werken, het gebruik te analyseren en relevante content te tonen. We onderscheiden drie typen:

Functionele cookies (altijd actief)

Nodig om de website te laten functioneren. Denk aan inlogsessies, taalvoorkeur en het onthouden van je cookievoorkeuren. Hiervoor is geen toestemming vereist.

Analytische cookies

Voor het meten van websitebezoek en gedrag, zodat we onze site kunnen verbeteren. We gebruiken hiervoor Google Analytics. IP-adressen worden geanonimiseerd waar mogelijk. Door deze cookies krijgen we inzicht in welke pagina's bezoekers bekijken en hoe ze de site gebruiken.

Marketing- en social-cookies

Voor het tonen van relevante advertenties en het mogelijk maken van interactie via LinkedIn en andere sociale netwerken. Deze cookies worden alleen geplaatst na je expliciete toestemming via onze cookiebanner.

Je kunt cookies altijd weigeren, achteraf intrekken of via je browserinstellingen verwijderen. Het uitschakelen van functionele cookies kan invloed hebben op het functioneren van de site.

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, ongeautoriseerde toegang en misbruik. Concreet:

• Versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS) voor alle communicatie met onze website en software.
• Versleutelde opslag van gevoelige gegevens.
• Beperkte toegang voor medewerkers, op basis van noodzaak.
• Periodieke beveiligingsaudits en updates.

Mocht er ondanks deze maatregelen toch een datalek optreden, dan melden we dat conform AVG-vereisten bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar van toepassing, bij de betrokkenen.

11. Jouw rechten

Onder de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage — opvragen welke gegevens we van je verwerken.
• Recht op rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering ("recht op vergetelheid") — gegevens laten wissen, voor zover wettelijk toegestaan.
• Recht op beperking — verwerking tijdelijk laten stopzetten.
• Recht op dataportabiliteit — je gegevens in machineleesbaar formaat ontvangen of overdragen.
• Recht van bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken — voor verwerkingen waar we je toestemming voor hebben gevraagd.

Veel van deze rechten kun je rechtstreeks uitoefenen via je accountinstellingen in onze software. Voor andere verzoeken kun je een e-mail sturen naar info@4shipping.com. We reageren binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.

12. Klachten

Als je het niet eens bent met hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via info@4shipping.com — we lossen het graag samen op. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wet- en regelgeving of in onze dienstverlening. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met daarboven de datum van de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je actief.

14. Taalversie

Dit privacybeleid is beschikbaar in het Nederlands. Bij vertalingen prevaleert de Nederlandse versie indien er verschillen ontstaan in interpretatie.